Správa dokumentů

Správa dokumentů je základem většiny intranetů. Dokumenty se dají snadno publikovat ukládáním přímo z Wordu nebo s pomocí webového rozhraní. Dokumenty se dají prohledávat (dle názvu i dle obsahu), ukládat do jednotlivých složek a nastavovat přístupová práva. Je také možné přidávat komentáře a zobrazovat historii verzí.

Oběžníky a směrnice ISO

Elektronická správa oběžníků. Každý příjemce oběžníků potvrzuje, že byl s příslušným dokumentem (uloženým v intranetu nebo kdekoliv na webu) seznámen.

Kontakty

Správa kontaktů na dodavatele i odběratele. Provázání s ekonomickým systémem Scala. Kontakty jsou také replikovány do Outlooku, takže si uživatelé mohou brát v notebooku adresář s sebou na cesty.

Projekty

Evidence projektů pro oddělení výzkumu a vývoje s přihlédnutím k pravidlům pro kontrolu kvality dle ISO. Veškeré dokumenty související s projektem (včetně emailů, výkresů, specifikací) jsou dostupné z jednoho místa.

Další podrobnosti v případové studii...

Naším klientem je firma, která se zabývá dovozem a servisem CNC obráběcích strojů. Tato firma má v terénu obchodní cestující a servisní techniky i osoby pracující v centrále. Ti všichni potřebují mezi sebou sdílet informace, komunikovat a synchronizovat svou práci.

Pro tuto firmu jsme vytvořili extranetový systém, který pokrývá základní agendu obchodní firmy: evidenci kontaktů na firmy a osoby, obchodní deník (do kterého se ukládají veškeré komunikační aktivity s klienty), evidenci servisních zásahů, správu nabídek, úpravu ceníku včetně publikace katalogu na veřejný web, archiv dokumentů včetně fulltextového indexování dokumentů Office a PDF. Na domácí stránce se navíc ukazují záznamy, které byly v nedávné době upraveny, takže všichni uživatelé mají přehled o tom, co se aktuálně děje. Některé z reportů se v pravidelných intervalech posílají uživatelům emailem.

Většina systému je realizována jako webová aplikace (ASP.NET, MS SQL Server 2000, Index Server). Část aplikace (například adresář a generátor nabídek) je přístupná jako aplikace pro Windows. Pokud tato aplikace není připojená k Internetu může uživatel bez problémů pracovat s lokální kopií údajů. Při připojení k Internetu se z centrálního serveru stáhnou a zaktualizují data.